Onthaalmedewerker en administratieve duizendpoot

<p>Je neemt enerzijds een aantal vaste dagen onthaalpermanentie op en je bent anderzijds verantwoordelijk voor een aantal administratieve en organisatorische processen.</p> <p><strong>Onthaal en logistieke ondersteuning </strong><strong>op de campus</strong></p> <ul> <li>Je bent <strong>eerste aanspreekpunt</strong> voor studenten, collega's en bezoekers.</li> <li>Je <strong>handelt proactief </strong>om elke bezoeker in de beste omstandigheden te ontvangen.</li> <li>Je verzorgt de nodige <strong>wegwijs-communicatie en signalisatie</strong> om bezoekers vlot hun weg te laten vinden.</li> <li>Je behandelt <strong>inkomend telefoon- en mailverkeer </strong>en kanaliseert die naar de juiste contactpersoon op de campus of in de hogeschool.</li> <li>Terwijl je het onthaal verzorgt (richtinggevend is 3 dagen of 6 dagdelen per week), neem je ook een aantal <strong>logistieke taken </strong>op (bestellingen ontvangen, materiaal uitlenen, post bedelen ...).</li> <li>Je bent <strong>stockbeheerder </strong>en houdt het overzicht.</li> <li>Je maakt de <strong>planning </strong>op voor het onderhoudsteam.</li> <li>Je ondersteunt het opleidingshoofd op vlak van <strong>administratie en organisatie</strong> (afspraken inplannen, documenten lay-outen, grafische opdrachten, lokalen boeken ...).</li> <li>Je bent via een beurtsysteem ook <strong>mogelijks beschikbaar op zaterdag</strong> ifv onze infodagen en/of examenpermanentie.</li> <li>Samen met de collega-onthaalmedewerker vormen jullie een goed <strong>complementair team</strong>. Jullie dragen zorg voor de <strong>dagdagelijkse werking </strong>en maken onderling afspraken ifv van een goede dienstverlening van het onthaal.</li> </ul> <p><strong>Administratieve en organisatorische ondersteuning voor de opleiding</strong></p> <p>Je neemt een aantal specifieke verantwoordelijkheden binnen je opdracht op, waaronder mogelijks:</p> <ul> <li>Je ondersteunt de opleiding bij belangrijke <strong>evenementen en meetings</strong> zoals infodagen, studiedagen met werkveldpartners, professionaliseringsactiviteiten, teamvergaderingen ... (je houdt overzicht via een draaiboek, je boekt lokalen, je helpt lokalen in de juiste opstelling te zetten, je helpt met het opzetten van banners en ander materiaal, je stuurt uitnodigingen uit, je volgt aanwezigheden op, je bestelt catering ...).</li> <li>Ondersteuning bij <strong>studentenadministratie</strong>: <strong> </strong>je bent verantwoordelijk voor de groepsindeling van studenten, je staat in voor het inputten van de nodige gegevens, je maakt de nodige koppelingen in de voorziene software programma's, je zorgt voor de administratieve opvolging, je rapporteert systematisch aan het opleidingshoofd, teamleiders en collega's o.a. over aantal inschrijvingen, groepsgrootte ...</li> <li>Ondersteuning bij <strong> interne communicatie en informatie</strong>: je verzamelt de nodige content voor de wekelijkse interne nieuwsbrief, je staat in voor eindredactie en grafische vormgeving van bijv. een flyer, je houdt de informatie voor studenten en medewerkers up to date op het intranet …</li> <li>...</li> </ul> <p><strong>In afstemming met jou en het lokale deelteam wordt concreet bepaald welke verantwoordelijkheden je precies opneemt binnen je opdracht. </strong></p> <ul> <li>Je beschikt over een <strong>bachelordiploma </strong>in een richting die uitstekende <strong>communicatieve</strong>, <strong>organisatorische </strong>en <strong>administratieve </strong><strong>vaardigheden </strong>en sterke <strong> ICT-competenties</strong> garandeert (zoals Officemanagement, Organisatie en Management, Eventmanagement, Communicatiemanagement, Logistiek Management ...) of over relevante ervaring in een soortgelijke functie.</li> <li>Je hebt uitermate veel zin om deel uit te maken van dit fijn en sterk deelteam van de opleiding. Opstarten en veel nieuwe processen leren kennen, geven je energie, drive en voldoening. Ook de soms onvoorziene uitdagingen die daarbij gepaard kunnen gaan, schrikken je niet af. Integendeel, je wil mee je <strong>schouders zetten onder het geheel.</strong></li> <li>Je bent zeer klantvriendelijk en neemt ten allen tijde een <strong>dienstverlenende houdin</strong><strong>g</strong> aan.</li> <li>Je beschikt over een gezonde dosis <strong>inlevingsvermogen t.a.v. studenten en collega’s.</strong></li> <li>Je communiceert vlot naar studenten en docenten en je bent gericht op <strong>samenwerken</strong>. Je bent sterk in <strong>plannen en organiseren.</strong></li> <li>Je kan een probleem vanuit <strong>verschillende invalshoeken</strong> bekijken en je denkt <strong>oplossingsgericht.</strong></li> <li>Je bent <strong>stressbestendig</strong>. Je kan op piekmomenten onderscheid maken tussen wat dringend is en wat nog even kan wachten. Je stemt hierover goed af en handelt <strong>proactief</strong> naar betrokken collega’s.</li> <li>Je bent <strong>flexibel</strong>. Op piekmomenten ben je bereid om langer door te werken. Ook voor belangrijke activiteiten (zoals bijv. infodagen, examens, …) ’s avonds of op zaterdag kunnen we op je rekenen.</li> <li>Je leert graag en snel nieuwe <strong>software programma’s</strong> of digitale omgevingen kennen (Time Edit, Bamaflex, ERP, SMART, sharepoint …). Vertrouwd zijn met een of meerdere van deze programma’s is een pluspunt.</li> <li>Je ICT skills zijn sterk: je werkt vlot met de Microsoft-toepassingen (Word, Outlook, Teams …); je kennis van <strong>Excel </strong>is zeer goed. Je bent ook bereid om up to date te blijven en je op regelmatige tijdstippen bij te scholen.</li> <li>Je kan je vlot uitdrukken in het <strong>Engels.</strong></li> <li>Door je nauwgezette en punctuele manier van werken lever je verzorgd werk af dat geen verdere controle meer behoeft. Je bent <strong>betrouwbaar en discreet. </strong>Je neemt uitvoerende taken op en koppelt hier proactief en op nauwgezette tijdstippen over terug.</li> <li>Je bent <strong>ondernemend, </strong>je denkt proactief mee, je signaleert kansen of problemen en onderneemt waar nodig zelf acties. Je gaat problemen niet uit de weg en neemt verantwoordelijkheid op.</li> <li>Beschikken over een rijbewijs B is een pluspunt.</li> </ul>