About the role
Wir suchen eine engagierte Person, die uns dabei unterstützt, unsere finanzielle Verwaltung, Büroorganisation und People-Operations-Prozesse zuverlässig am Laufen zu halten. Bei RIIICO arbeiten wir daran, Fabriken einfacher veränderbar zu machen. Wenn Unternehmen neue Maschinen aufstellen, Produktionslinien umbauen oder ganze Werke modernisieren, ist oft unklar, wie die Fabrik heute wirklich aussieht. Unsere Software macht diese komplexen Umgebungen sichtbar, verständlich und planbar. So helfen wir Teams dabei, bessere Entscheidungen zu treffen, schneller zusammenzuarbeiten und große Veränderungen sicher umzusetzen Wir sind ein diverses, internationales Team mit Hauptsitz in Düsseldorf. Wir sind offen, herzlich und freuen uns über Menschen, die sie selbst sind – egal welcher Hintergrund, welche Identität oder welche Persönlichkeit. Du wirst hier wirklich willkommen sein. Tasks Was dich bei uns erwartet Du arbeitest direkt mit der CEO zusammen und bist von Anfang an mittendrin – nicht am Rand. Du übernimmst echte Verantwortung für die finanziellen und administrativen Abläufe, die unser Unternehmen am Laufen halten. Das bedeutet: strukturiert arbeiten, proaktiv kommunizieren und Dinge wirklich zu Ende bringen. Nach sechs Monaten wollen wir, dass du die gesamte Dokumenten- und Rechnungsverarbeitung eigenständig steuerst – ohne dass wir nachfragen müssen. Die Buchhaltungsgrundlagen sind sauber, die Belege stimmen, und du hast das Sales-Backoffice (Angebote, Rechnungen, Zahlungsverfolgung) vollständig übernommen. Das ist der Moment, wo du wirklich siehst, was du aufgebaut hast! Deine Aufgaben im Überblick: Finanzadministration Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Kostenverfolgung und Pflege der Finanzunterlagen. Vorbereitung von Ausgangsrechnungen und Angeboten; Nachverfolgung eingehender Zahlungen Erstellung von Berichten und Dokumentation für unsere externe Steuerberatung Unterstützung bei Quartals- und Investorenberichten sowie ESG-Reporting Pflege und Weiterentwicklung von Finanzautomatisierungs-Tools und Spesenmanagement-Systemen People Operations Administrative Unterstützung bei Gehaltsabrechnung (Personio, DATEV) Onboarding neuer Teammitglieder: Unterlagen sammeln, in Personio einpflegen, bei Admin-Fragen begleiten Pflege von Personalakten und HR-Daten (DATEV, Personio, OneDrive) Erstellung von Verträgen, Briefen und Zeugnissen anhand von Vorlagen Büromanagement & allgemeine Administration Eigenverantwortliche Verwaltung von Büromaterial und Verbrauchsgütern Unterstützung bei allgemeinen administrativen Aufgaben Requirements Was du mitbringst Du studierst aktuell in einem relevanten Studiengang – z. B. BWL, Finance, Accounting, HR oder ähnliches Grundkenntnisse in Buchhaltung oder Finanzprozessen – aus dem Studium oder erster Berufserfahrung Sehr gute Deutschkenntnisse (schriftlich und mündlich) – notwendig für Gehaltsabrechnung und Rechtsdokumentation Gute Englischkenntnisse – Firmensprache ist Englisch Strukturierte, zuverlässige Arbeitsw